REISVOORWAARDEN
Crossroad Events levert je voorafgaand aan de reis alle benodigde informatie. De voorbereiding, praktische zaken waar moet je aan denken of moet regelen, reisbescheiden, reisschema of draaiboek, benodigde vouchers, de lokale gebruiken en regels, etc.. Hieronder lees je wat er verder nog bij komt kijken m.b.t. de algemene reisvoorwaarden en andere belangrijke spelregels voor een goede en veilige reis.



VZR Garant 
Crossroad Events is aangesloten bij VZR Garant. Onze (pakket)reizen en activiteiten vallen onder de VZR Garant garantieregeling. Deze garantieregeling houdt in dat de reiziger ervan verzekerd is dat zijn vooruitbetaalde reisgeld wordt terugbetaald als de reisorganisator door financieel onvermogen de overeengekomen prestatie niet kan nakomen. Voor zover de overeenkomst ook het vervoer omvat, en de plaats van bestemming reeds is bereikt, wordt zorggedragen voor de terugreis. Zie ook www.vzr-garant.nl  

Calamiteitenfonds Reizen 
Crossroad Events is aangesloten bij Stichting Calamiteitenfonds Reizen. Onze (pakket-)reizen en activiteiten vallen onder de garantieregeling van het Calamiteitenfonds Deze garantieregeling houdt in dat de reiziger kan verwachten: 
- (een deel van) de reissom terugkrijgt indien wij de reis als gevolg van een calamiteit niet of niet volledig kunnen uitvoeren;
- de noodzakelijke meerkosten vergoed krijgt indien wij als gevolg van een calamiteit de reis moeten aanpassen of indien je vervroegd moet repatriëren.
- onder calamiteit wordt verstaan een door molest of natuurramp veroorzaakte abnormale gebeurtenis. Het calamiteitenfonds bepaalt wanneer er sprake is van een calamiteit.
- Op de factuur staat de reizigersbijdrage van € 2,50 (per reisgroep, telkens t/m 9 personen) als verplichte bijdrage t.b.v. het Calamiteitenfonds. Zie ook www.calamiteitenfonds.nl

(Pakket)reis/ arrangement 
De (pakket)reis/ het arrangement bestaat uit 1 of meerdere elementen, te weten o.a. maar niet uitsluitend, én voor zover opgenomen in de overeenkomst: vervoersdiensten, transferdiensten, accommodatievoorziening, gereserveerde horeca, activiteiten, entertainment, entreegelden.

Voor vertrek 
Boek je binnen acht weken voor vertrek, dan moeten we diverse reserveringen eerst bij de desbetreffende vervoerder, accommodatie, activiteitenorganisatie aanvragen wegens beschikbaarheid. Een enkele keer kan dit ook al eerder het geval zijn. De boeking is dan onder voorbehoud van beschikbaarheid. Voor een dergelijke aanvraag brengt Crossroad Events geen extra kosten in rekening. Eventuele meerkosten vanuit leveranciers berekenen we, na overleg, wel aan je door. In het geval de vervoersdienst (vliegtuig, trein, bus, taxi) aangevraagd wordt door Crossroad Events dan wordt dit vermeld nadat je de boeking hebt bevestigd.

Optie nemen  
Nog bedenktijd nodig? Dan kun je tot een twee maanden voor vertrek een optie op een reis/ arrangement nemen. Zo’n voorlopige reservering is 10 dagen geldig. In geval van een groepsreis met een maximale groepsgrootte bij deze reis/ arrangement kan geen optie genomen worden wanneer 50% van de groepsgrootte reeds is geboekt.

Omboeken 
Het is mogelijk je vertrekdatum of bestemming te wijzigen. Dit kan binnen 30 dagen na boeking, mits de huidige vertrekdatum minimaal drie maanden later is. Hiervoor brengen we € 25,- administratiekosten per persoon in rekening. Eventuele meerkosten worden - uiteraard na overleg - ook doorberekend. Wens je een vervoerswijziging voor vliegtuig of trein aan te vragen dan is omboeken slechts na overleg eventueel mogelijk. Wij zullen je vóór de definitieve boeking altijd informeren over de (on)mogelijkheden van omboeken.

Minimale groepsgrootte en doorgang 
In geval van een groepsreis/ -arrangement zullen wij je altijd vooraf informeren over het thema, het programma, de samenstelling en de groepsgrootte.
Crossroad Events heeft dergelijke reizen/ arrangementen van tevoren ingepland met het doel en verwachting deze ook uit te kunnen voeren. Om een groepsreis te garanderen en uit te kunnen voeren is een minimum aantal deelnemers nodig. In het uitzonderlijke geval dat het minimum aantal deelnemers niet wordt bereikt en de reis niet door kan gaan, hoor je dit ruim van te voren, doch uiterlijk 21 dagen voor vertrek. Crossroad Events zal altijd haar uiterste best doen om een gewenste alternatieve reis- en/of vertrekdatum aan te bieden, waarbij je per persoon eenmalig € 50,- korting krijgt. Volledige restitutie van de reissom (met uitzondering van eventuele kosten van zelf geregelde visa, vaccinaties en andere persoonlijke uitgaven) is natuurlijk ook mogelijk. In het geval dat een reis niet kan doorgaan als gevolg van een overmachtsituatie kunnen er andere voorwaarden gelden (zie info VZR Garant en Calamiteitenfonds) waarbij geen volledige restitutie mogelijk is.
Daarnaast behoudt Crossroad Events zich het recht voor om in onvoorziene, gewichtige omstandigheden en of overmacht situaties de reis geen doorgang te laten vinden of het programma aan te passen.

Leeftijdsgrenzen 
De minimumleeftijd voor alleenreizenden is 18 jaar. Reis je met twee of meer personen, dan moet ten minste één van de reizigers 21 jaar of ouder zijn indien er medereizigers onder de 18 jaar zijn; de minimumleeftijd van de medereizigers is in dit geval 14 jaar.

Vervoerdienst verlengen/wijzigen 
Een wijziging van je vlieg- of treinreis - uiteraard slechts mogelijk indien er plaats beschikbaar is op de datum van je keuze - kun je tot uiterlijk acht weken voor vertrek schriftelijk of per e-mail aanvragen. Wij brengen per persoon, per bevestigde aanvraag, €25,- kosten in rekening. Dit is exclusief eventuele meerkosten of afwijkende tarieven van vervoersmaatschappijen.
In geval van wijzigingen in groepsreizen/ -arrangementen, is Crossroad Events niet aansprakelijk voor (omboekings-)kosten van eventuele door jezelf geboekte vervoersdiensten. 

Reserveringskosten 
Crossroad Events zelf berekent geen reserveringskosten. Eventuele reserveringskosten vanuit leverende partijen (vervoer, accommodatie, activiteitenorganisatie, e.d.), worden zoveel mogelijk vooraf met elkaar besproken. Het financiële model van Crossroad Events bestaat uit tarieven op uurbasis, urenopgaaf voor voorbereiding en organisatie, eventuele urenopgaaf voor begeleiding op locatie en een eventuele toeslag op de basisprijs van de elementen uit de (pakket)reis. E.e.a. is afhankelijk van de kenmerken van de (pakket)reis en wordt vooraf transparant met de klant besproken.

Opdrachtbevestiging en factuur 
Na bevestiging van onze offerte ontvang je per e-mail e/o post de opdrachtbevestiging en factuur. Controleer de boeking, de namen en de eerste voorletter van de deelnemers nauwkeurig; deze dienen exact overeen te komen met het paspoort. Crossroad Events is niet aansprakelijk voor de gevolgen van afwijkingen hierin. Wanneer de getekende opdrachtbevestiging de status ‘definitieve boeking’ heeft vervalt het herroepingsrecht, alsmede wanneer de opdrachtbevestiging wordt gesloten binnen 8 weken voor vertrek.

Betaling 
De aanbetaling bedraagt minimaal 20 procent van de totale reissom; de hoogte hiervan wordt vooraf besproken en opgenomen in de opdrachtbevestiging. Dit bedrag dient binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur te worden betaald. Het restant van de reissom betaal je uiterlijk 8 weken voor vertrek. Boek je binnen 10 weken voor vertrek, dan betaal je de volledige reissom direct na boeking in één keer.

Het bankrekeningnummer van Crossroad Events is NL64INGB0108333027 en BIC: INGBNL2A. Vermeld bij betaling het opdrachtnummer.
Indien je geen rekening hebt in Nederland, kan de betaling vanuit het buitenland overgemaakt worden op de volgende rekening: ING Bank, Weena 501, Rotterdam. Rekeningnummer IBAN-nummer NL48INGB0683095757 en BIC: INGBNL2A.

Prijzen en tarieven
De investering in de (pakket)reis/ het arrangement wordt gespecificeerd in de offerte e/o de opdrachtbevestiging, en kan bestaan uit de volgende onderdelen: 
. Uurtarief voor projectmanagement;
. Uurtarief voor begeleiding op locatie;
. Tarief voor (pakket)reis/ arrangement, bijv.: reis, accommodatie, eten & drinken, activiteiten, e.d.;
. Toeslagen op de tarieven voor elementen uit de (pakket)reis/ arrangement;
. Van toepassing zijnde BTW-regels en diverse belastingen: de meeste van onze diensten vallen onder de Europese wet- en regelgeving volgens de ‘Reisbureauregeling’ (klik voor uitleg). De prijzen van reizen buiten de EU zijn op dit moment (2024) vrij van BTW. Indien de BTW-voorschriften worden gewijzigd, passen wij de prijzen aan. Dit geldt ook voor wijzigingen in luchthavenbelasting en vluchttoeslagen, alsmede toeristenbelastingen.

Informatie voor vertrek 
Na de opdrachtbevestiging informeren wij regelmatig over de voorbereidingen en voortgang m.b.t. de (pakket)reis/ het arrangement.
Ook praktische informatie, tips en eventuele verplichtingen zullen wij delen zodat de reis goed voorbereid kan worden aangevangen.

Reisdocumenten 
Bij elke bestemming informeren wij over eventueel benodigde reisdocumenten en visa. Hierin staat weergegeven of je paspoort aan specifieke eisen moet voldoen en of een visum noodzakelijk is. Soms is voor een bestemming een groepsvisum vereist. Wij brengen in dat geval de kosten bij boeking in rekening. Bij andere bestemmingen ben je zelf verantwoordelijk voor de visumaanvraag. Wil je die aanvraag door de VisumCentrale laten afwikkelen, dan kun je dit, tot uiterlijk vier weken voor vertrek, bij je boeking aangeven. Houdt er wel rekening mee dat de VisumCentrale bemiddelingskosten rekent voor het gereed maken van het visum, naast de standaardkosten voor het visum. Op verzoek delen wij de benodigde aanvraagformulieren. Je bent er altijd zelf verantwoordelijk voor dat je bij vertrek en tijdens de reis in het bezit bent van de benodigde documenten (zie hiervoor de Reisvoorwaarden). Heb je niet de Nederlandse nationaliteit en/of paspoort, dan kijken we samen of er andere regels van toepassing zijn.

Iets niet in orde? 
Laat het Crossroad Events direct weten wanneer iets niet in orde is, zodat we een oplossing kunnen zoeken. Achteraf kunnen we een eventuele tegenvaller immers meestal niet meer goedmaken. Wordt het probleem ter plaatse niet naar tevredenheid opgelost, neem dan altijd contact op met Crossroad Events. Wij zijn bereikbaar via:
 . Mobiel: +31 (0) 6 22564013
 . Vaste lijn: +31 (0) 252 863156
 . email: service@crossroad-events.nl
Een klacht tijdens de reis dient zo snel mogelijk bij de reisorganisator te worden gemeld, om te voorkomen dat eventueel recht op schadevergoeding wordt beperkt of uitgesloten. Om dit te voorkomen kun je in een dergelijk geval een e-mail sturen naar service@crossroad-events.nl.
De kosten van de hiervoor noodzakelijke communicatie met de Crossroad Events komen voor diens rekening. De reiziger dient voor zover mogelijk de kosten te beperken onder meer door gebruik te maken van bellen via internet, WhatsApp en e-mail.
Alle klachten die volgens de reiziger niet of niet volledig zijn verholpen of gecompenseerd tijdens de reis, dienen uiterlijk binnen twee maanden na terugkomst, schriftelijk en met redenen omkleed bij Crossroad Events te zijn ingediend. Zij is gehouden binnen een maand na ontvangst van de klacht gemotiveerd te reageren.

Annuleringsvoorwaarden 
Een reisorganisatie mag afwijken van de standaard annuleringskosten bij (pakket)reizen. Crossroad Events hanteert onderstaande annuleringsvoorwaarden:
De reiziger heeft het recht de geboekte (pakket)reis/ arrangement schriftelijk (per e-mail:  service@crossroad-events.nl) te annuleren. Per reiziger zijn hiervoor de volgende kosten verschuldigd:   
a) bij annulering tot 56 dagen voor vertrek 20% van de reissom;
b) bij annulering van 56 tot 28 dagen voor vertrek 50% van de reissom;
c) bij annulering van 28 tot 14 dagen voor vertrek 75% van de reissom;
d) bij annulering vanaf 14 dagen voor vertrek de volledige reissom.
De eventueel reeds gemaakte reserveringskosten/ boekingskosten voor elementen van de (pakket)reis/ arrangement, de premies en/of bijdragen aan (annulerings)verzekering, poliskosten, assurantiebelasting, VZR Garant, Calamiteitenfonds zijn onderdelen van de reissom die bij annulering van de reis niet voor restitutie in aanmerking komen. 
Een goede annuleringsverzekering dekt de annuleringskosten in de meeste gevallen. Crossroad Events biedt op dit moment geen (reizigers)verzekeringen aan.

Reisverzekering 
Een (eenmalige of doorlopende) persoonlijke- of bedrijfsreisverzekering is verplicht als je deelneemt aan een (pakket)reis/ arrangement met Crossroad Events.

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering  
Crossroad Events heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor reisorganisaties afgesloten, via een collectief van branchevereniging VvKR, bij AON Verzekeringen.

Uitgebreide reisinformatie 
Bij elke reis voorzien wij je van praktische informatie, een (pakket)reis-/ arrangementbeschrijving, een eventuele reis- en dagplanning cq. ‘draaiboek’ en benodigde vouchers. Ook attenderen/ adviseren wij over de benodigde (reis)documenten. E.e.a. wordt voor vertrek goed met elkaar doorgenomen.

Wijzigingen en aansprakelijkheid Crossroad Events
Crossroad Events organiseert (pakket)reizen met een beleving die aansluit bij de wensen, situatie, proces, vraagstuk, ontwikkeling, groei, verandering, e.d. van haar reizigers. Hierbij kan gekozen worden voor een avontuurlijk karakter, ook in niet-westerse landen. Daarbij kunnen zich bepaalde omstandigheden voordoen die ons noodzaken, ter plaatse of voor vertrek, wijzigingen in route, accommodatie of vervoer door te voeren. In uitzonderlijke gevallen kan het helaas voorkomen dat een luchtvaartmaatschappij het vluchtschema verandert. Wij kunnen soms genoodzaakt zijn met een andere maatschappij te vliegen of de reis aan te passen. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid bij wijzigingen in het reisschema als gevolg van vertragingen, het missen van aansluitende vluchten of andere onvoorziene omstandigheden bij luchtvaartmaatschappijen en eventueel hieruit voortvloeiende extra kosten en/of aanpassingen in het programma.
 
Indien op een in de reisovereenkomst inbegrepen dienst een verdrag of een Verordening van de EU van toepassing is, kan de reisorganisator zich beroepen op een uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid die dat verdrag of Verordening aan een dienstverlener als zodanig toekent of toestaat.
 
Crossroad Events is evenmin aansprakelijk indien en voor zover de reiziger zijn schade heeft kunnen verhalen uit hoofde van een door hem afgesloten verzekering, zoals bijvoorbeeld een reis- en/of annuleringsverzekering.

Gezondheid 
Bij elke bestemming informeren wij over eventueel benodigde/ aanbevolen vaccinaties of medicatie. Raadpleeg echter altijd de plaatselijke GGD om te controleren of deze informatie nog steeds klopt. Je kunt ook terecht op de website van het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigersadvisering (lcr.nl) of bij Thuisvaccinatie. Voor onze bestemmingen, arrangementen, manier van reizen of activiteiten geldt overigens dat Crossroad Events niet kan beoordelen of een deelnemer met gezondheidsbeperkingen in staat is zonder problemen een bepaalde reis te maken of activiteiten te doen. Leg die vraag in geval van twijfel dus altijd voor aan een arts. Wanneer je medicijnen gebruikt, vraag dan aan je huisarts na of deze medicijnen onder de Opiumwet vallen. Ga je namelijk op reis met medicijnen die onder de Opiumwet vallen, dan moet je hiervoor een officiële verklaring aanvragen. 

Vluchttoeslagen 
Bij de overeengekomen reissom zoals vermeld in de offerte zijn luchthavenbelastingen en veiligheids- en brandstoftoeslagen inbegrepen. Voor deze belastingen en toeslag gaan we uit van een bedrag zoals dat door de vervoersmaatschappij is vastgesteld. In uitzonderlijke gevallen kunnen tussentijdse verhogingen van dergelijke toeslagen, conform de Reisvoorwaarden, aan de reizigers na boeking doorberekend worden.

Activiteiten en excursies.
Mogelijk zijn er activiteiten of excursies inbegrepen bij de (pakket)reis/ het arrangement. Eventuele entreegelden zijn meestal inbegrepen; afwijkingen worden vermeld in de offerte/ opdrachtbevestiging.

Zakgeld en persoonlijke uitgaven 
Bij elke (pakket)reis/ arrangement wordt aangegeven welke kosten bij de reissom zijn inbegrepen. Persoonlijke uitgaven zoals verzekeringen, visumkosten en fooien vallen hier niet onder. Horeca-kosten die door dienstverlener aan Crossroad in rekening worden gebracht, worden - afhankelijk van de gemaakte afspraken in offerte/ opdrachtbevestiging - achteraf op basis van het verbruik vastgesteld en gefactureerd. De in het programma opgenomen activiteiten zijn inclusief. Bij mogelijke entreegelden geldt dat je dit ter plaatse nog dient te voldoen. Voor deze en overige uitgaven tijdens je reis zullen wij je vooraf adviseren.